CÓMO MAPEAR PROCESOS

Saber cómo mapear procesos es una de las habilidades básicas para cualquier proyecto de estandarización u optimización.

QUE ES UN MAPA DE PROCESO

El mapa de procesos es la representación gráfica de los pasos a seguir, que nos permiten convertir una determinada entrada en la salida deseada. En la medida que mejor desarrollemos las habilidades de cómo mapear procesos, nuestras representaciones se ajustarán más a la realidad.

Es importante recordad que el mapa de procesos no es en realidad el proceso (de clic aquí para expandir sus conceptos y promover la creatividad), si no una representación incompleta de este, existen múltiples herramientas de modelado de procesos, debemos buscar la herramienta adecuada según el problema, y el tipo de proceso que estemos analizando.

BENEFICIOS DE MAPEAR UN PROCESO

Simplifican la comprensión del proceso. “Una imagen vale más que mil palabras”. Nuestro cerebro comprende mucho mejor los gráficos, tablas e imágenes, que los textos extensos.

Facilitan la mejora de procesos. Comprender mejor los procesos nos permite implementar un mayor número de mejoras en un menor tiempo.

Aceleran la toma de decisiones. En el momento que todos los involucrados comprenden mejor el proceso es más fácil lograr un acuerdo respecto a los cambios necesarios.

Simplifican la capacitación. Las representaciones graficas aceleran la comprensión y reducen la curva de aprendizaje.

Simplifican la medición de resultados. Al definir gráficamente el proceso es más fácil establecer y monitorear los indicadores.

Facilitan la gestión del equipo de trabajo. Con la representación gráfica del proceso es mas fácil comunicar los objetivos, funciones y responsabilidades de cada miembro del grupo.

TIPOS DE MAPAS DE PROCESOS

Existen diversos tipos de mapas de procesos, según el problema que buscamos analizar, así como la perspectiva y profundidad desde el cual lo analizaremos. Por si mismo ningún modelo es mejor que otro, debemos seleccionar el que mejor se acomode al problema que estamos analizando. Algunos tipos de mapas de proceso son:

  • Diagrama de flujo
  • Diagrama de flujo de funciones cruzadas
  • Mapeo del flujo del valor
  • SIPOC (proveedores, entradas, procesos, salida, cliente)
  • Cadena de valor.
  • Diagrama general de procesos

No es necesario seguir ningún modelo de forma rigurosa, todos ellos tienen ventajas y desventajas, si nos basamos en el principio básico de que todas las entradas deben ser iguales a todas las salidas, y somos consistentes en su desarrollo, podemos realizar nuestro propio sistema de como mapear procesos.

CÓMO MAPEAR PROCESOS

  • Forme el equipo adecuado.

Entre el equipo deben estar, el dueño del proceso (la persona responsable del mismo, o el que mejor lo conoce) un representante del cliente (si el cliente es interno, el propio cliente, si es externo, una persona de ventas o alguien que conozca bien los requerimientos del cliente), y un representante de los proveedores (si es un proveedor interno, el propio proveedor, si es externo alguien de compras, o alguien que tenga conocimiento pleno de las capacidades del proveedor)

  • Identifique el objetivo del proceso.  

Que es lo que buscamos con este proceso, para que hacemos todo el proceso. En un mundo ideal obtendríamos este objetivo sin ningún proceso. Asegúrese de que el objetivo del proceso es también el resultado que busca el cliente.

  • Identifique la salida principal.

La salida principal del proceso debe estar alineada al objetivo de este, para que sea eficiente y consistente.

  • Identifique las entradas.

Todos aquellos elementos que son necesarios para la realización del proceso. Para lograr no perder detalle de ninguna entrada, podemos apoyarnos en las 6Ms (materiales, mano de obra, método, medición, medio ambiente, maquinaria)

  • Siga la secuencia del proceso.

Entreviste al dueño del proceso. Si es posible realice físicamente un seguimiento paso a paso del proceso para identificar las actividades clave, si no es posible realizarlo de manera física, realice al menos una simulación basándose en esquemas, diagramas o pasos lógicos.

  • Identifique las salidas secundarias.

Toda entrada debe tener una salida, en las salidas secundarias es donde normalmente se encuentran las mermas del proceso.

  • Plasme gráficamente el proceso.

Haga un primer bosquejo de las entradas, actividades, y salidas del proceso, revise con su equipo la secuencia y la congruencia de este.

  • Defina los límites del proceso.

Donde inicia y donde termina el proceso, y las actividades intermedias. Cuales son las responsabilidades de cada uno de los involucrados.

Documentar implica escribirlos, organizarlos y almacenarlos, de manera estandarizada. Encuentre aquí algunas herramientas que le permitan documentar de manera más sencilla sus procesos.

ERRORES MAS COMUNES AL MAPEAR PROCESOS

Realizar un mapa de procesos es fácil, Mapear un proceso de manera correcta requiere habilidades técnicas, lógicas, de análisis y síntesis; así como empatía y habilidades de comunicación. La falta de estas puede llevarlo a documentar procesos de manera incorrecta, limitar su eficiencia y hacerlo incurrir en grandes costes por comprender de manera incorrecta el proceso.

Entre los errores más comunes están:

  • No conocer el objetivo del mapa de procesos.
  • Seleccionar un tipo de mapa de proceso incorrecto para nuestro objetivo.
  • Realizarlo sin un equipo multidisciplinario.
  • Descuidar las salidas secundarias del proceso.
  • No establecer controles medibles.
  • No establecer un mapa de procesos real y uno ideal.

Contáctenos para desarrollar las habilidades de como mapear procesos de manera correcta, que le permitan eficientizar su operación, y no incurrir en errores costosos, por no comprender adecuadamente su proceso.

βimproving – Contacte con nosotros.

Los campos marcados con * son obligatorios

Comparta en redes.

Suscribase aquí

Consejos semanales gratuitos para mejorar
En Betaimproving estamos comprometidos a compartir contenido relevante y útil para mejorar el desempeño de su organización y su satisfacción.

Síganos


0 comentarios

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *