Hacer la pregunta correcta nos lleva a la respuesta correcta. La declaración de un problema consiste en un enunciado que describa de manera precisa el problema a tratar, La manera en que establecemos el enunciado del problema determina la solución que podemos encontrar. Este artículo es una guía de como elaborar la declaración del problema, de forma que enfoquemos correctamente a todos los involucrados, para encontrar la solución más adecuada.

Es importante diferenciar la declaración del problema de la definición del problema, La declaración de un problema es solo una parte de la definición o planteamiento del problema. La definición del problema incluye además de la declaración del problema, La meta esperada, los beneficios, los métricos, el alcance, y una breve descripción de la situación.  El “Project charter” es el documento donde se plasma la definición del problema (de clic aquí para descargar un ejemplo de Project charter).

Beneficios de la declaración del problema.

Algunos beneficios de una declaración de problema correcto son:

Cuando el enunciado de un problema se redacta de manera correcta, es sencillo para los miembros del equipo entender la situación; comprender importancia de solucionarlo y buscar maneras de apoyarlo. 

Como elaborar la declaración de un problema.

Identificar el problema.

El primer punto para elaborar la declaración de un problema es identificar el problema, de manera general, para identificar el problema es necesario observar tres situaciones.

  1. Cual es la situación actual
  2. Cual es la situación ideal
  3. Cuales son las consecuencias de la diferencia. 

Redactar el enunciado del problema.

Para esto es necesario plantear el problema en un enunciado que responda de manera clara y concisa las siguientes preguntas.

¿Qué sucede? El “qué” debe ser una acción

¿Dónde sucede?  El “donde” puede ser tanto un lugar geográfico, como un “lugar” en el mapa de procesos.

¿Cuándo Sucede? El “cuando” puede ser tanto un momento de tiempo general (día, noche, mes, hora), o un momento en el ciclo repetitivo del proceso (cuando se cambia de producto, cuando se cambia de turno) 

¿Cuánto es el impacto? El “cuanto” siempre deben ser dos números referenciados, es decir un porcentaje o una relación que se pueda expresar como una fracción.

Puntos que NO debe contener la declaración del problema:

Realizar suposiciones antes de tiempo limita la efectividad del enunciado del problema, además puede generar falta de cooperación por las partes involucradas, para evitar esto es recomendable lo siguiente:

  • No abarcar más de un problema en la declaración.
  • No debe suponer ninguna causa.
  • No debe suponer ningún responsable.
  • No debe suponer ninguna solución.

Recomendaciones para el enunciado del problema

Cuantifique en dinero el impacto del problema. Para lograr el apoyo de dirección es importante expresar la magnitud en dinero, además, la única manera de poder comparar el impacto de problemas diversos, es en función de su impacto económico, esto le permitirá poder priorizar adecuadamente sus recursos.

Utilice el lenguaje adecuado para toda su audiencia. Trate de no utilizar lenguaje técnico, esto dificultará la comunicación con las áreas administrativas y directivas. Debe ser lo mas especifico y lo menos técnico posible al redactar su enunciado.

Verifique que el enfoque sea el adecuado. ¿Cuál es el problema básico? En ocasiones lo que aparentan ser múltiples problemas son en realidad manifestaciones de un único problema. ¿Hay algún problema similar interrelacionado? ¿Se presenta el problema de manera repetitiva? ¿Si se resuelve el problema la situación sería la ideal?, Recuerde si hace la pregunta adecuada obtiene la respuesta adecuada, si la pregunta no es la adecuada ninguna respuesta será optima.

Aline el problema con su filosofía empresarial. Todo lo que hacemos en la empresa debe estar alineado con la misión, visión, y los objetivos estratégicos, de que manera la solución de este problema ayuda a la empresa a cumplir su misión y visión.

Importante

Definir y establecer el enunciado de un problema no debe ser tomado a la ligera ni como algo evidente. En muchas ocasiones se considera “tiempo perdido” realizar la definición del problema, pues se cree que se debe comenzar a trabajar en la solución “cuanto antes”.

No dedicar el tiempo necesario, o no tener las habilidades adecuadas para una correcta definición del problema, puede llevarlo a propuestas ineficientes de solución, o problemas repetitivos por que no se ataca el problema origen. Contáctenos para ayudarlo a desarrollar las habilidades de su personal y acelerar sus proyectos de mejora.

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