Capacitación y desempeño. Que debemos hacer antes de capacitar.

Toda capacitación es útil y genera beneficios para las empresas, pero esperar que la productividad se incremente solo por la capacitación resultará en frustración, perdida de recursos y falta de resultados. En este artículo podremos ver donde se relaciona y donde no la capacitación y desempeño.

Solo cuando tenemos evidencia de que la falta de habilidades es la causa raíz de los problemas de productividad, los programas de capacitación serán la solución. Para esto es necesario hacer una correcta definición de problema. En este artículo te presentamos algunos puntos que debemos hacer antes de capacitar.

Que debemos hacer antes de capacitar.

Identificar el problema

La capacitación tiene siempre y sin duda consecuencias positivas, pero es importante saber si ese efecto logrará un impacto verdadero y tangible en el desempeño de la organización. De lo contrario corremos el riesgo de no lograr los resultados deseados, y adquirir la creencia que las capacitaciones no funcionan y son solo un gasto de recursos.

Definir el problema.

Antes de capacitar debe definir claramente el problema, recuerde las preguntas que debe responder una correcta declaración de problema ¿Qué sucede? ¿Dónde sucede? ¿Cuándo sucede? ¿Cuál es el impacto? La respuesta a estas preguntas de incluir en algún punto la falta de habilidades del operador, para que su solución sea la capacitación.

Alinear el problema con su misión y visión.

Todo lo que se realiza en la empresa debe tener como finalidad apoyar el cumplimiento de la misión. Un problema cuya solución no nos acerca a cumplir con nuestra misión muy probablemente no es un problema, o al menos no uno que merezca la pena la inversión de recursos.

Capacitación y desempeño.

Capacitación y desempeño son variables que están correlacionadas, pero la capacitación resuelve solo una pequeña parte de los problemas relacionados con el desempeño. Las personas y las organizaciones son complejos sistemas, el número de factores que contribuyen al desempeño son múltiples.

Para simplificar la comprensión de los problemas de desempeño los dividiremos en dos, estructurales y de proceso, a continuación, presentamos los más comunes y que hacer antes de capacitar si los observamos en nuestra empresa.

Problemas estructurales.

Karl Marx estableció que la estructura en que las sociedades obtienen sus recursos determina sus valores y su cultura. En el mismo caso para las empresas, si la estructura de remuneración y reconocimiento no promueve el buen desempeño, generará una cultura de bajo desempeño.

Se recompensa el bajo desempeño.

En ocasiones los operadores pueden tener intencionalmente una baja productividad para generar la necesidad de horas extra. Para solucionar esto es necesario contar con estándares e indicadores bien definidos, y conocidos por todos los involucrados.

No se recompensa el buen desempeño.

Si el sistema de reconocimiento, pagos o promociones no establecen una clara diferencia entre el desempeño deseado y la baja productividad, los operadores tarde o temprano dejarán de esforzarse por un mejor resultado. Es importante establecer mecanismos de reconocimiento que promuevan el buen desempeño.

Se castiga el buen desempeño.

Cuando la respuesta a un buen desempeño es solo el incremento de trabajo, sin una motivación adicional o peor aún, cuando debido a un buen desempeño se limita la posibilidad de crecimiento a un empleado por considerarlo indispensable en un área, el personal buscará ser menos eficiente. Establecer claramente las políticas de promoción y ascenso.

Es la persona adecuada para el trabajo.

Determinar las habilidades físicas e intelectuales mínimas requeridas para el puesto. Si la persona no cubre las características mínimas requeridas por mas capacitación no será posible incrementar la productividad. Establecer el perfil del puesto.

Problemas de proceso.

Olvidar pasos del proceso.

Cuando una persona realiza múltiples procesos, procesos similares para diferentes productos con ligeras variaciones, o procesos muy complejos, la memoria fallará en algunas ocasiones, para solucionar esto antes de capacitar es conveniente elaborar, o actualizar las ayudas e instrucciones de trabajo.

El proceso es muy complicado.

Algunos procesos son muy complicados y se espera que la capacitación resuelva los problemas de productividad, si bien en estos casos la capacitación puede ayudar, la ventaja lograda será mínima, antes de capacitar es conveniente aplicar ingeniería y simplificar los procesos, para lograr un incremento significativo en la productividad.

El operador no sabe que esta ejecutando mal el trabajo.

En algunas ocasiones los operadores tienen las habilidades necesarias, pero el estándar no esta bien establecido. La mayoría de los operadores pueden mejorar su resultado simplemente con muestras autorizadas y una correcta retroalimentación.

No conocen la importancia de lo que hacen.

Cuando los operadores no conocen la importancia o el efecto de las operaciones, pueden dejar de realizar ciertos pasos por que los consideran innecesarios o redundantes. Los seres humanos no somos maquinas, necesitamos darle sentido a lo que hacemos, explique el porqué de las operaciones, eso ayudará a concientizar y reforzar en el operador la importancia de realizarlo.

El proceso no agrega valor

En muchas ocasiones los primeros en percatarse que un proceso no agrega valor son los mismos operadores, esto puede ocasionar que ellos mismos decidan dejar de realizar este proceso, o que, si forzosamente tienen que realizarlo su productividad sea mínima, al saber que realizan un trabajo intrascendente. Revise la necesidad del proceso y en caso de ser posible elimínelo, si no es así explique la importancia de este.  

El proceso se puede realizar de otra manera.

Los operadores siempre buscarán la manera de optimizar su tiempo, en algunas ocasiones esto resultara en una mejor manera de hacerlo, pero también pueden perder características importantes en la modificación. Escuche a su personal operativo y modifique aquellas partes que puedan optimizarse.

La herramienta no es la adecuada.

Al igual que en los procesos complicados, antes de capacitar a su personal en el uso de una herramienta complicada, busque simplificar la herramienta o los procesos, esto ayudará mas a la productividad que utilizar herramientas complejas.

Conclusión.

Antes de evaluar sus necesidades de capacitación, es necesario realizar un diagnostico adecuado de su problemática, para poder optimizar sus recursos. Contáctenos para un diagnostico gratuito de sus áreas de oportunidad.

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