5 pasos para implementar procedimientos en PYMEs

Implementar procedimientos es indispensable para que las empresas crezcan. Esto ayuda los directores y gerentes a ser más eficientes con su tiempo; Gestionar mas personas, procesos, y proyectos.

Implementar procedimientos es la mejor manera de escalar el proceso de una empresa, para simplificar su gestión y cumplir sus objetivos. Los procedimientos aseguran que los procesos se desarrollan de la manera correcta, evitan problemas de comunicación y aceleran el camino hacia la innovación.

Los procedimientos no tienen, y no deben ser documentos pesados ni complicados. Un procedimiento simple es más eficiente. Un procedimiento tan simple como el lavado de manos ha salvado millones de vidas a lo largo de la historia. Personas morían en los quirófanos a causa de infecciones transmitidas por los mismos médicos; Debido a que no se implementaba aun un PROCEDIMIENTO SIMPLE como lo es el lavado de manos.

Este artículo se centra en como implementar sencillos procedimientos, para ayudar a las PYMES a solucionar problemas, y mejorar en la manera en que administran sus procesos.

Los pasos se organizan en dos etapas la primera escribir el procedimiento y la segunda implementación.

Escribir el procedimiento.

Comparta la información.

Todo en las empresas se trata de compartir; necesitamos compartir nuevas ideas para innovar, compartir nuestra oferta de productos y servicios para generar ventas.

Para asegurarse de que el procedimiento es correcto, es necesario trabajar en equipo y compartir información.

  • Revise que todos los miembros conocen el objetivo del proceso.
  • Comparta cómo cada persona involucrada hace el trabajo.
  • Confirme que todos los métodos son los mismos.
  • Consensen cual es la mejor manera de hacer el proceso.

Las reuniones, las visitas al piso de la operación y la lluvia de ideas son ejemplos de herramientas para compartir información. Puede utilizar otras ayudas como un diagrama de flujo, FMEA o QFD, pero las reuniones y la lluvia de ideas son excelentes para comenzar.

El propósito de compartir es encontrar el objetivo del proceso, establecer las actividades para lograr el resultado deseado, identificar posibles fallas y determinar acciones para evitarlas.

Simplifique la información.

Comience a escribir toda la información con sus propias palabras; siga los siguientes pasos. Si puede hacerlo en un diagrama será mejor.

  • Escriba el objetivo del proceso.
  • Añada los recursos necesarios (maquinaria, materiales, equipo)
  • Escriba todas las operaciones necesarias.
  • Agregue las variables criticas a considerar en cada operación
  • Revise el orden siguiendo los pasos del proceso en el lugar de operación.
  • Agregue los posibles errores para cada paso.
  • Agregue las acciones para evitar los errores.
  • Revise el proceso desde el objetivo hasta el inicio.
  • Transcriba la información lo más simple posible.

Para hacerlo más simple de comprender:

  • Trate de expresar lo mismo, pero usando menos palabras.
  • Evite palabras complejas.
  • Utilice balas (intente usar el menor número posible de viñetas).
  • Use oraciones cortas.
  • Cada frase debe expresar una sola idea.
  • Utilice párrafos cortos.

Implementar procedimientos.

Apruebe el procedimiento.

Para dar el formato final al procedimiento, consulte el documento preliminar con el equipo y las partes involucradas, o apropiadas. Los nuevos métodos se reciben mejor cuando los involucrados tienen la oportunidad de participar.

Defina quien asumirá la responsabilidad principal de implementar el procedimiento. Delegue la autoridad y los recursos necesarios a la persona designada, para que verifique el cumplimiento del procedimiento.

A continuación. El procedimiento se puede aprobar. ¿Quién debería hacerlo? El dueño del proceso (supervisor o líder del área), el responsable de asegurar los recursos para llevar el proceso acabo (gerente o director), así como una persona que conozca los requerimos del cliente para el producto (calidad o ventas).

Difunda el procedimiento.

Una vez aprobado, comunique el procedimiento en la empresa. Organice una reunión, envíelo por correo electrónico, manténgalo cerca del lugar de trabajo, evalúe si es necesario capacitación. Asegúrese de que la gente conozca el procedimiento.

Una vez las personas conozcan el método, evalúe el cumplimiento del proceso con el procedimiento y haga los ajustes apropiados. Siga monitoreando, capacitando y buscando retroalimentación.

Celebre con su equipo.

Una vez implementado el procedimiento. Mida el resultado y muestre los logros; cuanto más muestre el resultado, más obtendrá. Existe el efecto Pigmalión, que es el fenómeno por el cual las expectativas de otros en una persona afectan el rendimiento de esa misma persona. Transmítales expectativas favorables.

Reconozca a su equipo, celébreles, dales reconocimiento no sólo a ellos, sino también a todas las personas involucradas. Hágalo en privado (uno a uno), pero lo más importante también en público; la gente necesita del reconocimiento (y lo merece).

Mantenga un monitoreo constante, busque comentarios, genere retos para su equipo. Aunque a las personas les gusta el dinero, los sentimientos de ser parte de un grupo, de desafío y reconocimiento, son lo que nos hace a todos seguir mejorando, siendo más felices, más creativos y más productivos.

Siga buscando implementar procedimientos en otras áreas.

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